Welche Zugriffe brauchst du auf unsere Systeme?
So wenige wie möglich, und lieber ein eigener Zugang als einer, der jemandem gehört. Für eine Analyse genügt fast immer Leserecht. Für ein Pilotprojekt braucht der Ablauf Schreibrecht auf genau die Stellen, an denen er arbeitet, nicht auf das ganze System. Welche das sind, halten wir vor dem Start schriftlich fest, damit ihr sie hinterher gezielt wieder entziehen könnt.
Was passiert mit sensiblen Daten?
Der Grundsatz: Daten bleiben da, wo sie hingehören, und werden nur angefasst, wo der Ablauf sie wirklich braucht. Wo ein KI-Modell beteiligt ist, ist die Plan-Wahl kein Detail, bei den Endkunden-Tarifen von OpenAI und Anthropic entscheidet eine Einstellung darüber, ob Inhalte ins Modelltraining fließen, bei den Geschäftstarifen ist das ausgeschlossen. Was für euren Fall gilt und ob eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung nötig ist, klären wir vor dem ersten Datenfluss, nicht danach. Eine datenschutzrechtliche Prüfung eures Hauses ersetzt das nicht.
Welche Aktionen dürfen nicht ohne Freigabe laufen?
Alles, was nach außen geht oder schwer rückgängig zu machen ist: eine Mail an einen Kunden, eine Rechnung, eine Bestellung, das Löschen von Datensätzen. Solche Schritte baue ich standardmäßig mit einem Halt davor, der Ablauf bereitet alles vor, ein Mensch drückt ab. Wo ihr das nach einer Weile nicht mehr braucht, nehmen wir den Halt bewusst raus statt ihn von Anfang an wegzulassen.
Wer betreibt die Lösung am Ende?
Ihr. Die Abläufe laufen in euren Konten, auf eure Rechnung, mit euren Zugängen, nicht auf meinen. Das ist unbequemer beim Aufsetzen und der entscheidende Unterschied, wenn unsere Zusammenarbeit endet: Ihr behaltet ein System, das ohne mich weiterläuft, statt eines, das an mir hängt.
Was passiert, wenn ein Ablauf einen Fehler macht?
Ein Ablauf, der stehen bleibt, ist harmlos. Einer, der still das Falsche tut, ist das Problem. Deshalb bekommt jeder Ablauf eine Benachrichtigung, wenn er abbricht, und die kritischen Schritte protokollieren, was sie getan haben. Was bei einem Abbruch zu tun ist, steht in der Dokumentation, damit das nicht von meiner Erreichbarkeit abhängt. Wie schnell ich selbst reagiere, hängt von der Vereinbarung ab, feste Reaktionszeiten sage ich nur zu, wenn wir sie ausdrücklich vereinbart haben.
Was wird dokumentiert und übergeben?
Was der Ablauf tut und in welcher Reihenfolge, welche Systeme und Zugänge er berührt, wo die menschlichen Freigaben sitzen, was bei einem Abbruch zu tun ist und wo die laufenden Kosten anfallen. Geschrieben für die Person, die das System danach verantwortet, nicht als Entwicklerdokumentation.
Welche laufenden Softwarekosten kommen auf uns zu?
Das hängt davon ab, was der Ablauf benutzt. Typischerweise ein Abo für die Automatisierungsplattform, das sich meist nach der Zahl der Durchläufe richtet, und, falls ein Sprachmodell beteiligt ist, dessen Nutzungskosten. Beides läuft auf eure Konten, ihr seht die Rechnungen also direkt. Was konkret anfällt, schätze ich vor dem Start anhand eurer tatsächlichen Mengen; belastbare Zahlen gibt es erst, wenn klar ist, welcher Ablauf es wird.
Wie läuft die Betreuung danach?
Betreuung ist eine eigene Vereinbarung, keine stille Verlängerung des Projekts. Ohne sie gehört euch der Ablauf trotzdem vollständig und läuft weiter, die Dokumentation ist so geschrieben, dass auch jemand anderes daran arbeiten kann. Was in einer Betreuung enthalten ist und was nicht, steht in Einstieg C.
Was hier steht, beschreibt meine Arbeitsweise, keine vertragliche Zusage. Verbindlich wird es mit dem Angebot für euer Projekt, dort stehen Umfang, Mitwirkung und Abgrenzung schwarz auf weiß.